Nasvet: kako do učinkovitih letnih razgovorov v podjetjih?

Prihaja obdobje, ko bodo v marsikaterem podjetju zaposlene povabili na letni razgovor. Vendar če se jih menedžer ne loti na pravilen način, bo zaposleni hitro dobil občutek, da namen pogovora ni iskren.

A tudi če delodajalec pristopi pravilno, ni samoumevno, da se bo zaposleni odprl in šefu zaupal predloge in pripombe. Marsikje zato v letnih razgovorih sploh ne vidijo več smisla in so jih prenehali izvajati.

Vendar partnerka v svetovalnem podjetju na področju kadrov Competo Laura Smrekar opozarja, da je dobro že to, da imajo v podjetju sploh kakršen koli razgovor. Ti po njenih besedah postanejo nesmiselni predvsem, če se po njih nič ne zgodi. “Zaposleni dobijo občutek, da se šef enkrat na leto z njim pogovori, obkljuka tisto, kar mora, da papir v predal in zgodba se ponovi naslednje leto,” pojasnjuje Smrekar.

Da letni razgovori kljub njihovi pomembnosti ne smejo biti edini čas, ko se zaposlenim posveča pozornost glede njihovega delovanja, meni tudi direktorica kadrovske službe v Ljubljanskih mlekarnah Mateja Tišler, ki je lani prejela naziv Kadrovski menedžer leta. “Ključno je, da se letni razgovori ne izvajajo zgolj kot formalnost, ampak so priložnost za globok in odkrit dialog med vodjo in zaposlenim,” dodaja.

Prav zaradi večje učinkovitosti so se zadnja leta uveljavili periodični razgovori. “Zaposleni lahko redno izpostavi, kako zasleduje svoje poslovne, osebne, razvojne in druge cilje, ki sta jih z vodjem postavila,” pravi Smrekar. Vodje se z zaposlenimi sestanejo večkrat letno in tako se odvija bolj poglobljen pogovor, ki poleg prenosa informacij krepi odnos med zaposlenim in vodjo. Slednji na tak način tudi bolje spozna svoje zaposlene, njihove kompetence in razvojne potenciale.

Nekateri menedžerji skušajo podobno doseči z besedami, da so vrata njegove pisarne vedno odprta za pogovor o temah, ki so del letnih razgovorov. To pa po besedah Smrekar formalnega razgovora ne more nadomestiti, predvsem pa ne v večjih organizacijah. “Razvoj ljudi in organizacije vedno poteka načrtovano in strukturirano. Lahko malo pokramljaš v pisarni, ne moreš pa na tak način delati na razvoju in doseganju ciljev,” pojasnjuje.

Struktura, pripravljena vprašanja in samorefleksija

Letni in periodični razgovori z zaposlenimi torej še niso za na smetišče, a jih je treba vnaprej dobro in jasno načrtovati. Vodja mora tako pred razgovorom določiti smer pogovora z zaposlenim in se vprašati, kaj želi doseči in katere informacije želi dobiti od svoje ekipe. Kot pravi Smrekar, ni dobro, da menedžer na razgovor pride brez pripravljenih vprašanj, pred srečanjem pa se mora pripraviti tudi zaposleni. “Razmisliti mora, kako je zasledoval svoje cilje, kje vidi izzive, priložnosti za izboljšave. Narediti mora samorefleksijo,” dodaja.

Delavec mora skozi razgovor dobiti koristne informacije, napotke in usmeritve za bolj učinkovito delovanje v podjetju. V pogovoru se je treba nanašati na cilje, ki jih želi doseči zaposleni, in na tiste, ki jih nastavlja vodja. Kot pravi Smrekar, je ključno tudi to, da se pogovor ne sprevrže v monolog ali pa kritiziranje zaposlenega.

Odkrita vprašanja prinašajo bolj poglobljene odgovore

Svetuje, da se v prvem delu dvojica dotakne preteklega obdobja. Zaposleni v tem delu izpostavi izzive na katere je naletel, pojasni uspešnost pri doseganju ciljev in predlaga izboljšave, vodja pa mu poda napotke in usmeritve. Slediti mora pogled naprej proti prihodnjim ciljem, ki jih skupaj opredelita. “Smiselno je, da se dotakneta tudi tega, kako zaposleni razvija kompetence ter kaj počne, da bo lahko še bolj učinkovit. Na koncu je najbolj pomembno, da pogovor sogovornikoma prinese iskreno in konstruktivno povratno informacijo,” pravi Smrekar.

Mateja Tišler pri izvedbi pogovora menedžerjem svetuje, da namesto zaprtih vprašanj, na katera bi dobili kratek odgovor, postavljajo odprta vprašanja. Takšna vprašanja namreč spodbujajo bolj poglobljene in celovite odgovore. “Prav tako naj vodja postavlja podvprašanja, ki informacije razjasnijo, poglobijo in zagotavljajo, da vodja resnično razume odgovor,” še pravi.

Kako vzpostaviti okolje, v katerem je dobrodošla tudi kritika?

Dobra priprava pa ne bo pomagala, če se delavec med pogovorom ne bo dobro počutil, se sprostil in iskreno komuniciral. Partnerka družbe Competo pojasnjuje, da hitrih rešitev na tem področju ni. “Če se nadrejeni ves čas ukvarja z ekipo in če imajo zaposleni občutek varnosti, potem bo razgovor le še en korak, v katerem bosta šef in delavec šla v podrobnosti,” je jasna Smrekar. Če se zaposleni že med letom ne bodo počutili varni, tudi dobro strukturirana razprava ne bo ničesar spremenila.

Vodja kadrovske službe v Ljubljanskih mlekarnah izpostavlja, da je zelo pomembna vzpostavitev okolja, v katerem je povratna informacija dobrodošla. To po njenih besedah zahteva tudi, da je vodstvo odprto za sprejemanje kritik. “Vodje morajo razumeti, da so del skupine in da se tudi sami lahko nenehno izboljšujejo. S tem spodbujajo zaupanje zaposlenih v proces in gradijo trdne temelje za uspešno sodelovanje,” meni.

Letni razgovori le del procesa

Menedžerji morajo po njenem prepričanju spodbujati odprto komunikacijo in se izogibati hierarhičnim oviram. Zaposlenim morajo dati občutek, da je njihovo mnenje cenjeno, da jih šef zaradi izrečenega ne obsoja ter da jih zaradi konstruktivne kritike ne bo kaznoval. Pomembno je tudi, da vodja izpostavi pozitivne vidike in na predloge ali kritike delavcev po potrebi odgovori z dejanji.

Za boljše vzdušje v ekipi pa je po mnenju Tišler pomembno tudi, da se nadrejeni zanima za počutje zaposlenega. “Iskreno zanimanje naj postane vsakodnevna praksa, kjer tudi preprosto vprašanje, kot je ‘Kako si?’ odpira vrata za bolj poglobljen pogovor o počutju,” pravi.

Vodja mora tako pokazati iskren interes za dobrobit podrejenih, razumeti pa mora tudi njihove osebne cilje, vrednote in življenjske okoliščine. “Redno podajanje povratne informacije in vzpostavitev okolja, kjer je komunikacija dobrodošla, so ključne sestavine uspešne delovne kulture. Letni razgovori so le del tega procesa, ki ga je treba živeti vsak dan, da postane resnično učinkovit,” še sklene Mateja Tišler.