Orodja za boljše delo: povezovanje digitalnega in analognega v podjetju KANSAI HELIOS Slovenija

»Prispevek vsakega zaposlenega je pomemben. Ideje naših sodelavcev obravnavamo, nadgrajujemo in uresničujemo. Ko imajo zaposleni občutek, da so slišani, to neposredno vpliva na njihovo zavzetost in pripravljenost za sodelovanje pri nadaljnjem razvoju podjetja,« poudarja Katja Možina, prokuristka v podjetju KANSAI HELIOS Slovenija in direktorica kadrovskega področja v Skupini. Prav zato v podjetju sistematično razvijajo tako različne pobude, kot tudi digitalna orodja, ki takšen način sodelovanja in vključevanja zaposlenih učinkovito podpirajo.

Enoten intranet za celotno Skupino

V podporo kulturi odprte komunikacije so v podjetju KANSAI HELIOS Slovenija v sodelovanju s skupino KANSAI HELIOS razvili enoten intranet, ki postaja osrednja digitalna platforma za interno komuniciranje za celotno Skupino. Do globalne digitalne platforme – intraneta Skupine – imajo dostop vsa podjetja, vsako pa se bo v prihodnje odločilo, ali bodo imeli tudi svojo lokalno različico, kot jo imajo v Sloveniji. Lokalna različica intraneta je sicer po strukturi in vsebinskih sklopih enaka intranetu Skupine, zato je zaposlenim omogočen lažji pregled novic na globalni ravni, kar pozitivno vpliva na povezovanje in enostavno ter hitro širjenje informacij med vsemi podjetji.

»Našim sodelavcem želimo omogočati njim prilagojene vsebine v slovenskem jeziku. Intranet je dostopen prek spletnega brskalnika in mobilne aplikacije, kar omogoča enakovreden dostop do informacij tudi zaposlenim v proizvodnji, ki pri svojem delu ne uporabljajo računalnika. Na enem mestu so strukturirano in pregledno zbrane ključne novice, obvestila in druge vsebine, hkrati pa platforma omogoča prijavo na različne dogodke. Vsak zaposleni sam odloči o katerih obvestilih želi prejemati potisna obvestila, ta pa lahko prebere takrat, ko mu to najbolj ustreza,« pojasnjuje Možina.

Eden izmed ciljev vzpostavitve intraneta je bil zmanjšati količino interne e-pošte ter povečati preglednost informacij. Manj podvajanja in manj nepreglednih e-poštnih verig pomeni več časa za vsebinsko delo in učinkovitejše sodelovanje.

Ob razvoju platforme je bila posebna pozornost namenjena varovanju zasebnosti. Intranet podjetju ne omogoča dostopa do osebnih podatkov zaposlenih iz njihovih zasebnih naprav, delovanje sistema pa temelji na visokih standardih informacijske varnosti in skladnosti z zakonodajo. Zaupanje zaposlenih v digitalna orodja je namreč ključno za njihovo aktivno uporabo in posledično za uspeh celotne digitalne preobrazbe.

Fokusne skupine kot podlaga za konkretne rešitve

Na podlagi raziskave zavzetosti zaposlenih so v podjetju lani izvedli več tematskih fokusnih skupin, v katerih so sodelavci razpravljali o izzivih in predlagali izboljšave. Cilj ni bil le prepoznati priložnosti, temveč oblikovati izvedljive rešitve. Fokusne skupine so povezale sodelavce različnih oddelkov in ravni odgovornosti, kar je omogočilo celovit pogled na izzive in hitrejši prehod od ideje k izvedbi. Fokusne skupine so namreč eden izmed načinov, kako v podjetju odgovornost prevajajo v dejanja, saj zaposlenim omogočajo neposreden vpliv na spremembe in izboljšave. Predstavljajo prostor za odprt dialog, izmenjavo idej in oblikovanje rešitev, ki odražajo potrebe in želje zaposlenih.

Med pobudami velja izpostaviti tudi iniciativo »učenje z opazovanjem«, v okviru katere zaposleni za nekaj dni spremljajo sodelavce iz drugih oddelkov. Program udeležencem omogoča širši vpogled v delovanje podjetja, hkrati pa spodbuja povezovanje ekip, ki sicer ne sodelujejo neposredno. »Sodelavci, ki so se programa že udeležili, vidijo pozitivne plati tega programa v smislu boljšega razumevanja medoddelčnih procesov, boljše komunikacije in predvsem v iskanju skupnih rešitev za vsakodnevne izzive. Pristop pooseblja vrednoto odprtega sodelovanja in podjetju omogoča povezovanje znanj med zaposlenimi,« opisuje Možina.

Digitalna orodja kot podpora kulturi

Primer podjetja KANSAI HELIOS Slovenija kaže, da digitalna transformacija ni cilj sama po sebi. Tehnološke rešitve, kot je intranet, imajo smisel le, če zaposlenim dejansko olajšajo delo, izboljšajo dostop do informacij in krepijo sodelovanje.

Intranet, fokusne skupine in pobude, kot je učenje z opazovanjem, predstavljajo povezovanje digitalnih orodij in neposrednega sodelovanja med ljudmi. Skupna rdeča nit vseh pobud je krepitev kulture sodelovanja in vključenosti zaposlenih. Kadrovski projekti ustvarjajo prostor za dialog, učenje in predlaganje izboljšav, intranet pa deluje kot digitalna platforma, ki te aktivnosti podpira z dostopnimi, preglednimi in pravočasnimi informacijami za vse zaposlene.

»Digitalna orodja so pomembna, vendar so le podpora. Ključno je, da zaposlenim ponudimo okolje in orodja, s katerimi lažje, hitreje in bolj povezano opravljajo svoje delo,« zaključuje Možina.