Kako je slovenski startup Workflow AI rešil eno največjih težav sodobnega dela in prepričal investitorje

Če vemo, da obstaja znanje, da obstajajo usposobljeni ljudje in da obstajajo delovna mesta, je edina ovira na poti do uspešnega delovnega procesa zgolj učinkovita povezava med temi elementi. Za ta namen je slovensko tehnološko podjetje SDT WORKFORCE razvilo Workflow AI, enega prvih tehnoloških asistentov z umetno inteligenco (t. i. ‘job assistant’), ki vpeljuje podporo zaposlenim pri delu brez nepotrebnih vmesnih deležnikov.  

Rešitev, ki jo ponuja platforma Workflow AI, se je že v fazi prototipa izkazala za neprecenljivo. Loteva se namreč esencialnih težav sodobnih delovnih procesov po vsem svetu, ki pa so pogosto spregledane. Prvenstveno so to seveda jezikovne ovire ob uvajanju tujih delavcev, kjer je potem proces dela moten zaradi zahtev tolmačenja in počasnejše integracije. Je pa Workflow AI odličen sopotnik tudi pri skrbi za dosledno izvajanje postopkov, saj omogoča, da je baza znanja (tako dokumentacija kot tudi znanje iz človeških virov) ves čas na voljo vsem, ki jo potrebujejo za nemoteno delo. Že pri pilotnih projektih se je tako izkazalo, da ima platforma Workflow AI večji potencial, kot so sprva predvidevali.

Ideja, ki se je rodila sredi noči

Rešitev se seveda ni razvila v vakuumu. Ekipa v podjetju SDT WORKFORCE je razvoj rešitve Workflow AI snovala na preteklih izkušnjah s težavami pri organizaciji dela. Pri razvoju njihovih preteklih inovacij, od pametnih razkuževalnih postaj in pametnih sanitarij do aplikacije za upravljanje čistilnega osebja, so pridobili dragocen in večplasten vpogled v sodobne načine dela in organizacijskih izzivov. Prav pri razvoju aplikacije za upravljanje čistilnega osebja pa so zaznali še eno težavo, ki je v številnih industrijah pogosto spregledana, čeprav je lahko velika ovira pri vsakdanjih delovnih procesih.

Med več kot 10 mesecev trajajočo implementacijo omenjene aplikacije so opazili zanimiv vzorec. Lokalni zaposleni so pogosto našli razloge, zakaj aplikacije, ki so jo razvili, ne uporabljajo ali je ne razumejo. Na drugi strani so njihovi sodelavci iz Indije sistem usvojili skoraj takoj. Tehnologija zanje ni bila ovira, se je pa zato pojavila nepričakovana nova ovira – jezik. Delovni proces je tako zahteval več komunikacije, kar je razkrilo še eno zanimivo težavo – uporaba telefona med fizičnim delom se je v tem segmentu izkazala za izredno nepraktično, saj so imeli delavci pogosto mokre in umazane roke.

»Na januarsko noč leta 2024 se mi je potem porodila ideja,« se danes spominja Lovro Herga, direktor podjetja SDT WORKFORCE. »Kaj pa če bi delavcem dali slušalke s kamero, da bi imeli med delom proste roke, medtem ko bi jim umetna inteligenca v realnem času prevajala in podajala navodila v njihovem jeziku?« Iz tega prebliska se je s pomočjo inženirjev začel razvijati sistem, ki danes nosi ime Workflow AI.

Od ideje do investicije

Ko je ideja dobra, se stvari začnejo premikati zelo hitro. Naslednji mejnik je ekipo presenetil že februarja leta 2025, ko so se še brez prototipa prijavili na predstavitev pri skladu Fil Rouge Capital. Namen takrat ni bil pridobitev kapitala, ampak predvsem preverjanje, ali ideja lahko zdrži investicijsko presojo.

Rezultat je presegel vsa pričakovanja. Investitorje so prepričale tako jasna in smiselna rešitev za zelo izrazite težave v številnih industrijskih panogah kot tudi strokovnost in izkušenost ekipe. Pridobili so investicijo, ki je bila za ustanovitelje več kot zgolj finančna podpora. »To je bil trenutek, ko smo vedeli, da smo na pravi poti,« pravi Lovro Herga.

Ko komunikacija postane jasna

Prve prave rezultate so pridobili pri pilotnih projektih, ki so se med drugim izvajali tudi v podjetjih Fraport (Letališče Brnik) in JUB. Pri teh projektih je ekipa Workflow AI zaznala, da s svojim produktom rešujejo več kot le operativno težavo. S pomočjo fotografij, videa in glasovnih navodil sistem strukturirano zajame standardne operacijske postopke (torej vse korake v delovnem procesu) in nato kot osebni AI-asistent vsakemu zaposlenemu nudi točno specifična navodila ali usmeritve, ki jih potrebuje za učinkovito in varno delo.

»V enem od pilotnih projektov sta se recimo lokalni delavec in tuji delavec, ki sta sicer skupaj delala že skoraj leto dni, prvič zares razumela. Ne le na ravni osnovnih navodil, ampak na vsakem koraku delovnega procesa, tudi glede pričakovanj, odgovornosti in konteksta dela,« razložijo v ekipi, ki je razvijala Workflow AI.

S takšno rešitvijo, ki je delavcu ves čas na voljo in je povsem prilagojena njegovim ali njenim zahtevam in potrebam v danem trenutku, delo poteka bolj tekoče, hitreje, učinkoviteje in predvsem z manj napakami. Posledično se med zaposlenimi zgradi več zaupanja, manj je frustracij, ekipa pa se še bolj poveže.

V pilotnih projektih se je tako pokazalo, da Workflow AI tako ni le orodje za optimizacijo delovnih procesov, ampak kompleksnejša platforma, ki lahko povsem spremeni način sodelovanja zaposlenih v podjetju, izboljša delovno okolje in okrepi delovno kulturo.

Rešitev tudi za najbolj zahtevna delovna okolja

Čeprav je bila začetna ideja usmerjena predvsem v premostitev jezikovnih ovir ob vpeljevanju tuje delovne sile, pa so pilotni projekti hitro pokazali, da je potencial sistema Workflow AI precej širši. Veliko korist imajo lahko tudi podjetja z zapletenimi postopki, pa podjetja, kjer delavci delajo v več izmenah ali pa imajo zelo visoke zahteve po doslednosti. Sistem je tako imel ogromno prednosti tudi za visokokvalificirane zaposlene.

Znanje, ki ga ima že samo en izkušen sodelavec ali vodja, lahko z Workflow AI enostavno postane dostopno vsem. Sistem zaposlenega vodi skozi delo v njegovem jeziku, preverja izvedbo in zmanjšuje možnost napak, znanje pa se hitro pretaka do vseh drugih zaposlenih, ki ga potrebujejo, in to ne glede na jezik, panogo ali stopnjo predhodnih izkušenj.

Načrtovanje razvoja preko investicij

Podjetje bo aprila zaključilo prvo investicijsko fazo (pre-seed) v vrednosti 350.000 evrov. S temi sredstvi se je jedro ekipe lahko popolnoma posvetilo razvoju in optimizaciji produkta. A cilj te faze ni pospešena rast, temveč grajenje zaupanja v kakovostno in učinkovito rešitev.

»Prva faza je namenjena temu, da dokažemo, da naša ideja deluje in je dragocen pripomoček v delovnih procesih,« pove Lovro Herga. »Naslednja investicijska faza pa bo namenjena temu, da produkt izpopolnimo do te mere, da mu lahko zaupajo vse industrije na vseh koncih sveta.«

Trenutno se tako pri nadaljnjem razvoju sistema Workflow AI osredotočajo na poglobljeno učenje iz opravljenih pilotnih projektov. Razvijajo spletno ‘self-serve’ platformo, ki bo podjetjem omogočala samostojen vpis v sistem in popoln nadzor nad lastno platformo Workflow AI. Registrirana podjetja bodo tako lahko sama upravljala naročila naprav, vpisovanje postopkov in dodajanje zaposlenih. Vse to bo potekalo brez kompleksnega ‘onboardinga’, uporabniški vmesnik pa bo intuitiven in enostaven.

V drugi polovici tega leta potem načrtujejo naslednjo investicijsko fazo v vrednosti 3 milijone evrov. Ta korak bo namenjen širitvi na globalni trg in gradnji močne podpore naročnikom. Ostati želijo dolgoročni partnerji vseh naročnikov na platformi Workflow AI in jim omogočati celostno podporo tako pri integraciji njihovega orodja v delovni proces kot tudi nadaljnjo podporo. To vidijo kot bistveno prednost pred konkurenco.

Za bolj dostopno in pravično delo

Ko pogledajo v prihodnost, pa ekipa ne razmišlja zgolj o globalnem trgu, rasti prihodkov in povečevanju števila uporabnikov. Njihova vizija se razteza onkraj ekonomskega razvoja, kjer v svojem produktu vidijo priložnost, da ustvarjajo povsem nove kontekste sodobnega dela. Ekosisteme, kjer delo ne bo obremenjeno z ovirami, ampak bo prinašalo širok nabor priložnosti za vse zaposlene.

»Ne glede na to, od kod prihajaš, kateri jezik govoriš ali kakšne formalne kvalifikacije imaš – če znanje obstaja, ga moramo znati prenesti. Učinkovito in zanesljivo,« o filozofiji Workflow AI pove Lovro Herga. Ekipa torej ne gradi le izredno priročne tehnologije, ampak temelje za bolj pravičen in dostopen način dela, ki bo podjetjem pomagal ne le hitreje širiti svojo delovno silo, ampak smiselno razpršiti znanje tja, kjer je najbolj potrebno.

V času, ko določene industrije obupano iščejo delavce, na drugi strani pa milijoni ljudi zaradi sicer premostljivih ovir ne najdejo priložnosti za delo, se Workflow AI zdi kot inovacija, ki lahko povsem zabriše nekatere zaposlitvene omejitve in odpre doslej neslutene priložnosti v iskanju naše naslednje sanjske zaposlitve.